Waarom zou je een externe vergaderlocatie bezoeken?
Vergaderingen zijn voor veel mensen vaak een minder leuke kant van hun werk. Toch is het af en toe tijd voor een (hoognodige) vergadering. Gelukkig kan je er ook voor kiezen om deze vergadering op een externe locatie te houden. Lees hier waarom.
- Een inspiratievolle omgeving
Er zijn tal van externe locaties die gebruikt kunnen worden om te vergaderen. Veel van deze zijn gelegen op prachtige locaties, vol groen of ander moois. Vergaderen in een andere omgeving kan zo een frisse blik op een bepaalde situatie werpen. Als je in je pauze even buiten een rondje kunt lopen, zal je frisser weer aan het vergaderen slaan.
2. Besef dat het urgent is
Waarschijnlijk kiest het bedrijf niet iedere week voor een externe locatie om te vergaderen. Wanneer werknemer horen dat er voor een externe locatie is gekozen, kan het zijn dat zij de urgentie van de situatie zullen inzien. Zij zullen minder snel afzeggen, zich beter voorbereiden en zich tijdens de vergadering proactief opstellen.
- In alle rust vergaderen
Op kantoor is het een wirwar van mensen. Als je ongestoord wilt vergaderen, is de kans groot dat er ineens een persoon weg moet omdat er een ‘urgent probleem’ is, of dat mensen binnenlopen om even snel iets te vragen. Op een externe locatie heb je hier geen last van, omdat je een stuk verwijderd bent van kantoor. Hier kan je dus in alle rust vergaderen zonder dat je wordt gestoord.
- Teambuilding
Als er een vergadering wordt gehouden op een externe locatie, wordt er vaak nog een extra activiteit aan de vergadering toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een heerlijke lunch (of als de vergadering uitloopt: diner), een sportieve activiteit of een borrel. Zo’n extra activiteit bij een vergadering heeft twee voordelen. Ten eerste leert het team elkaar beter kennen, waardoor vergaderingen soepeler zullen verlopen en mensen elkaar beter zullen begrijpen. Ten tweede wordt de gunfactor ook hoger. Mensen kennen elkaar en zullen hierdoor bij een conflict eerder een compromis bereiken.
- De beste faciliteiten
De meeste externe vergaderlocaties zijn voorzien van alle benodigdheden om jouw vergadering tot een succes te maken. Denk dan niet alleen aan de nieuwste visuele middelen, maar ook brainstormkits en eten dat het brein stimuleert. Fijn als alles werkt, soepel verloopt en voor je geregeld wordt. Op kantoor kan het namelijk nog wel eens zo zijn dat de technologie niet mee wilt werken.
